Ein Content-Management-System (kurz CMS) ist frei übersetzt ein Inhaltsverwaltungs-System. Dieser Kurzname wird den modernen Systemen allerdings nur begrenzt gerecht: Mächtige Werkzeuge wie das von der Philosophischen Fakultät eingesetzte TYPO3 sind zu weit mehr als nur der Verwaltung von Inhalten fähig. Grundsätzlich erleichtert ein CMS das gemeinschaftliche Arbeiten sowie die Organisation von diversen Inhalten, die in Multimedia-Dokumenten ausgegeben werden können. In der Regel werden CMS für Internetseiten im World Wide Web verwendet, doch auch Redaktionen, Bibliotheken oder Verlagshäuser greifen bisweilen auf CMS zurück.

Ein wichtiges Kernelement ist die Tatsache, dass der Benutzer bzw. der Autor nicht zwangsläufig Programmierkenntnisse besitzen muss und sich deshalb voll auf den Inhalt konzentrieren kann - das System übersetzt den Inhalt automatisch in HTML-Code und bindet die Inhalte in die Gesamtseite ein. Während bei statischen, von Hand geschriebenen Webseiten der eigentliche Inhalt und die optische Gestaltung fest vereint in einem einzigen Dokument gespeichert werden, setzen CMS auf eine getrennte Organisation: In der Regel werden die einzelnen Inhalte in einer Datenbank gespeichert und können dann je nach Anfrage beliebig zusammengesetzt werden. Diese grundsätzliche Trennung war ein wichtiger Schritt für viele Entwicklungen im Web: So wird beispielsweise jede Anfrage bei Suchmaschinen wie Google von einem System entgegengenommen, das anschließend passende Einträge aus einer Datenbank abfragt und dynamisch auf einer Webseite platziert. Dies ermöglicht auch eine effiziente Arbeitsteilung: Designer kümmern sich nur noch um optische Belange, Autoren nur noch um den Inhalt, Markting-Experten um geeignete Werbung.

Mittlerweile wurden eine Vielzahl von Content-Management-Systemen entwickelt, die sich alle auf unterschiedliche Nischen spezialisiert haben. Aus diesem Grund wird auch vielen Systemen mittlerweile der CMS-Begriff strittig gemacht, letztendlich gibt es jedoch nur einige Grundanforderungen an ein entsprechendes System:

• Die Unterstützung eines gemeinschaftlichen Veröffentlichungsprozesses, bei dem mehrere Mitarbeiter mit unterschiedlichen Rollen und Aufgaben beteiligt sind. Diese Aufteilung ist vielfältig denkbar: Neben Autoren mit unterschiedlichen Bereichen gibt es zusätzlich meistens noch Techniker, Designer und Werbeverantwortliche (wobei letzteres auf Webseiten einer Universität natürlich nur selten nötig ist). Weiterhin erfordert diese Aufteilung auch ein Rechtemanagment, das je nach Benutzer Möglichkeiten einräumt oder verbietet - so ist es sicherlich nicht hilfreich, wenn jede studentische Hilfskraft die Möglichkeit bekommt, die komplette Webseite der Philosophischen Fakultät zu löschen. Gleichzeitig sollten dem verwaltenden Webmaster nach Möglichkeit keine Steine in den Weg gelegt werden.
• Ein CMS muss sauber zwischen Inhalt und optischer Gestaltung trennen - idealerweise unter Einsatz eines Template-Systems. Das bedeutet im Klartext, dass man mit "Schablonen" arbeitet: Ein Designer erstellt eine Musterseite und markiert die Stellen, an die Überschrift, Text, Foto und Menü kommen. Das System nutzt dann eben dieses Template und fügt die entsprechenden Inhalte passend ein. So wird eine übergreifende, einheitliche Präsentation einer Institution im Netz ermöglicht.
• Ein weiterer wichtiger Faktor betrifft die modulare Erweiterbarkeit über entsprechende Schnittstellen: Wenn aus irgendeinem Grund neue Technologien einen Siegeszug feiern, so sollten diese in das bestehende System integrierbar sein, ohne dass man sich komplett von jahrelanger Arbeit verabschieden muss. Dies betrifft beispielsweise gewisse Browser-Standards oder Ausgabeformate (spezielle Anzeigeformate für Drucker oder PDF-Viewer).
• Da die Informationen und Inhalte ohnehin gesondert gespeichert werden, ist auch die Möglichkeit der Einbindung von externen Informationen notwendig. So können Systeme untereinander kommunizieren und sich beispielsweise per RSS über ihre eigenen Inhalte auf dem Laufenden halten. So ist es beispielsweise möglich, das aktuelle Wetter auf Seiten einzubinden - es wird dann beim Abruf durch einen Besucher jeweils aktuell vom Wetterdienst abgefragt.

Abschließend ist jedoch wichtig, dass der Begriff des CMS sehr schwammig ist - es gibt keinen führenden Entwickler oder Erfinder, der den Begriff exakt definiert hat. Aus diesem Grund gibt es auch eine Vielzahl an Ablegern und Versuchen, Systeme genauer zu definieren, die Folge sind Begriffe wie "Digtal Asset Management", "Cross Media Publishing" oder "Enterprise Content Management".